事前準備期 「企業としての式典のため、参列者のおもてなしを考慮した準備をします」
緊急を要する方の確認事項
まずはしっかりと社葬・お別れの会を執り行う準備をします
１．危篤、死亡時に関する事項
- 危篤時や死亡時に連絡する人を選定する
- 親戚はもちろん、自社の役員、故人様が特に親しかった人などを事前に選定し、漏れな慌てずに連絡することができます。
- ご遺体を搬送する場所を決めます
- ご自宅以外の場所、例えば病院などで亡くなった場合は、ご遺体をご自宅などへ搬送する必要があります。ご自宅に搬送が出来ない場合は、弊社でご遺体をお預かりする霊安室をご案内いたします。弊社では24時間、年中無休でご遺体搬送を承っております。
参考情報
- ご遺体の搬送は誰に頼めばいいのですか？
- 故人様のお付合いのある宗教者様を確認する
- 仏教でいえば菩提寺と呼ばれるお付き合いのあるお寺があるかどうかを確認します。まずは社葬・お別れの会の前のお葬式（密葬）で宗教者様をお呼びする場合は、宗教者様のご都合を確認する必要があります。
- 喪主、責任者の決定
- 一般的には、故人様の配偶者が喪主になることが多く、実質の責任者となります。しかし喪主にあたる方がご高齢や健康上のご心配がある場には、代理として責任者を決めます。喪主様はお名前だけとなり、段取りのやり取りなどは責任者の方が担当します。
社葬・お別れの会前のお葬式（密葬）など、小規模のお葬式に関する詳しいことは、コチラのサイトで詳しくご紹介しております。
密葬の準備を終えたら社葬・お別れの会の準備に取り掛かります
2.概要に関する事項
- 社葬・お別れの会規程の有無を確認する
- 社葬・お別れの会は、社葬・お別れの会規程という取締役会で承認された規程に基づいて行います。社葬・お別れの会規程がない企業は早急に準備をします。社葬・お別れの会規程のない会社のほうが多いので、実際は社葬・お別れの会の事後で作成するケースも多いようです。
- 予算を決める
- 予算については、社葬・お別れの会規程に基づき取締役会で決めます。一族経営の企業では、社内の有力者の一存で決めていることが多いです。
- 宗教を確認する
- 仏教式、無宗教式、神式など、進行の基礎になる宗教を決めます。
参考情報
- 宗教はどのように決めればいいの？
- 参列者人数を予想する
- 通常、ＶＩＰ（来賓）の方向けのお席と控室をご用意するので、参列者の中でもＶＩＰ（来賓）と一般参列者を分けて人数の予想をします。
参考情報
- どのように参列者人数を予想するのですか？
- 式場を決める
- 宗教、予想参列者人数、アクセスをもとに、式場を決めます。雨天対策が万全な式場、駐車場が多く駅からも近い式場、着席数が多い式場など、参列者のもてなしを考慮した上で、企業の意向を取り入れ式場を決めていきます。
参考情報
- 式場の下見をすることは出来ますか？
- 死亡広告など案内告知方法を決める
- 新聞の死亡広告へ出稿などの打合せをします。最近では、訃報の連絡を電話もしくはＦＡＸで済ませることが多くなっております。
- 香典、供花の取扱いを決める
- 供花の受付は企業会計上、問題ありませんが、企業が香典を受け取ると雑収入となります。ただし、社葬・お別れの会の際に香典受付を企業が手伝い、最終的に香典を遺族が受け取ることは問題ありません。
- 社葬・お別れの会コンセプトを決める
- 企業色を全面に出すか、普通の葬儀のように儀式を中心にするか、地味にするか、華やかにするか、など大枠のコンセプト（イメージ）を決めます。決まったコンセプトに基づき細かい式次第を決めていきます。
- 喪主、葬儀委員長、実行委員長を選定する
- 遺族側の責任者と社葬・お別れの会の総責任者と運営の責任者を決定します。一族経営企業では、喪主と葬儀委員長が身内になることが多くあります。葬儀委員長を身内以外で選定する際は、社内であれば取締役以上の役職の方、社外であればそれに準ずる役職の方を選定します。ただし最近は、喪主、葬儀委員長ともに、特筆すべき役割はなくなっておりますので、葬儀社との打合せ担当者と決定権者を明確にしておくことが重要です。
参考情報
- 喪主や葬儀委員長、実行委員長はどんな役割ですか？
3.運営に関する事項
- 社員の役割を決める
- 社葬・お別れの会の電話対応、当日の受付・会計・誘導・ＶＩＰ（来賓）接待、など多岐にわたる役割を参列者人数、式場に応じて割り振りをします。
- 死亡を知らせる先を決める
- 没後、葬儀の日時･場所が決定した後に連絡する先を選定します。VIP（来賓）と呼ばれる役員が自ら連絡する先、電話連絡をする先、FAX連絡だけの先など属性を考え、リスト化しておきます。
参考情報
- 死亡を知らせる際に順列をつけておく必要があるのですか？
- 席順を決める
- 死亡を知らせるリストを参考にしてVIP席（来賓席）を設けます。当日の出欠席が未定の方が多いので、通常はVIP席のゾーンも設け、当日のVIP参列人数の状況に応じて振り分けます。
- 宿泊の手配について決める
- VIP（来賓）が遠方から来る場合は、宿泊先を手配します。代金の支払いについてもホテルと相談しておく必要があります。
- 弔辞（お別れの言葉）の有無を決める
- 社外の方へ弔辞を依頼する際は、先方様のご都合もあるので早めに依頼をします。
- 故人様の功績や略歴の紹介する方法を決める
- アナウンス（ナレーション）だけ、写真などのパネルを使用する、プロジェクターを利用した映像を用意する、など様々な表現方法があります。どうしよいかわからないという企業様とは、コンセプトに基づいた、表現方法を一緒に考えていきます。
4.式典の詳細を決
- 葬儀社で準備する運営スタッフを決める
- 司会、お焼香の案内、車輌の誘導、VIP（来賓）接待、飲食配膳など、社員様では補えない役割を担うスタッフについて人数と配置をお打合せします。
- 通夜の料理の数を決める
- 予想参列者人数をもとに料理の数を決めます。一般の葬儀では、参列者の60％程度を用意しますが、社葬・お別れの会では参列者の属性を考え都度相談させていただきます。経験豊富なスタッフが一緒に考えますのでご安心ください。
- 会葬返礼品を決める
- 葬儀で配られるお茶などの、参列に対するお礼品です。１個あたり1,050円～1,575円が相場です。お茶だけでなく、コーヒーやクッキー、ハンカチなどもございます。
- 祭壇を決める
- 最近では、生花で飾る花祭壇が主流になっております。一般的なデザインのものから、社章をかたどったような、デザインに力を入れたものまで、多数ご用意します。
- 受付区分を決める
- 葬儀でよくみる「会社関係」「親族」や「●●関係」など、受付の区分を決めます。わかり易い区分にすることが、受付をスムーズにするポイントです。
- テントなど外装設備を決める
- ホテル以外の式場では、天候や気候に左右されにくいようにテントを設置したり冷暖房の設備を用意します。
- 遺影写真を決める
- もっとも故人様らしい写真を選びます。最近では、横向きや全身の写真を使う方も増えています。
5.見積りを確定させる
打合せで決まった事項をもとに見積りを作成します。予算と照らし合わせて、見積りを確定します。